¿Cómo definir y documentar procesos?

Para establecer los procesos dentro del ciclo de vida de un reembolso o reclamo, primero se debe de poner en consideración una definición básica y cómo los usuarios pueden acceder a esos servicios, estas dos consideraciones dependen en gran medida de las legislaciones de cada país, por eso se recomienda que tenga estos cuatro procesos que no dependen de dichas legislaciones y se consideran propias de la generación del reembolso.

• Presentación de la solicitud: El asegurado debe presentar una solicitud de reembolso a la compañía de seguros. Esto generalmente implica completar un formulario específico y proporcionar documentación que respalde la reclamación, como facturas y recibos de los gastos incurridos.

• Evaluación de la solicitud: La compañía de seguros revisa la solicitud y la documentación presentada. Este proceso puede incluir la verificación de que los gastos son elegibles según los términos de la póliza.

• Aprobación o denegación: Una vez evaluada la solicitud, la compañía de seguros emite una decisión. Si se aprueba, se procederá a realizar el reembolso. Si se deniega, se debe proporcionar una explicación al asegurado sobre las razones de la denegación.

• Emisión del reembolso: Si la solicitud es aprobada, el reembolso se emite al asegurado, generalmente a través de un cheque o transferencia bancaria.

Sean considerados como procesos básicos los procesos descritos anteriormente.

Una vez identificado estos procesos básicos, se pueden definir otra serie de procesos que va a responder a una necesidad latente o el cambio del comportamiento del ciclo de vida de un reembolso o reclamo, para la definición de estos procesos se recomienda tener en cuenta las siguientes pautas.

Tener presente que el ciclo de vida de un reembolso corresponde al comportamiento mínimo o serie de pasos que se debe cumplir para que un usuario finalice su proceso de reclamación o reembolso de una póliza o seguro, Con los procesos básicos, se cumplen con el ciclo de vida del reembolso.

• Los procesos deben ser comportamientos que se repiten en el ciclo de vida de un reembolso sin importar la naturaleza de este y que respondan a una necesidad o una oportunidad de mejora.

• Se puede definir un proceso en base a una funcionalidad que se requiera en el proyecto, pero se debe considerar si esa funcionalidad afecta a todo el ciclo de vida, entre menos partes del proceso de reembolso afecte es más probable que sea un patrón.

• Cada proceso se debe de documentar, y este debe ser sometido a votación, por parte del equipo.

• En caso de ser desestimado, se debe de replantear el proceso o definir si no se requiere y documentar el ¿Por qué se desistió?.

Estos procesos definidos se convierten posteriormente en el insumo con el que se construyen los patrones, por ende se recomienda la siguiente estructura para documentarlos.

• Nombre: Asigna un nombre claro y descriptivo que refleje el comportamiento del proceso. El nombre debe ser intuitivo para facilitar su identificación y uso.

• Intención: Describe brevemente el propósito del proceso. ¿Qué problema resuelve? ¿Cuál es su objetivo principal? Esto ayuda a los desarrolladores a entender cuándo y por qué utilizar el patrón.

• Contexto: Define el contexto en el que se aplica el proceso. Esto incluye las condiciones y situaciones específicas en las que es útil.

• Orden de ejecución: Define el orden de ejecución del proceso en todo el ciclo del vida del reembolso.